Secretele unui eveniment de succes

Știi de ce pot fi considerate ”secrete” cele menționate de mine mai jos?

Pentru că, poate tu nu le-ai observat sau nu te-ai gândit încă la ele. Căci secretele unui eveniment de succes sunt la îndemâna oricui.

Acum, aș fi vrut să îți zic că am organizat zeci sau sute de evenimente, astfel încât să am un fel de recomandare în spate. Ceva care să mă îndreptățească să scriu despre aceste aspecte și să și fie ceva de pus în practică.

Dar, nu. Nu mă pot lăuda cu zeci de evenimente organizate de mine care să mă susțină, să mă valideze ca organizator de evenimente capabil să dea sfaturi. Am câteva tentative de organizat evenimente bussines la activ, și au trecut câțiva ani de la ultimul. Și culmea, nici nu au fost evenimente de succes. Acum știu de ce.

Cred însă că organizarea propriei nunți sau a celor două petreceri de botez sau a petrecerilor pentru copil sau a activităților școlare ar putea intra în CV-ul meu de organizator, nu?!

Încă mai vrei să afli de la mine secretele unui eveniment de succes?!

Am participat la mai multe genuri de evenimente organizate profi în ultimul an și am avut ocazia să observ și să aflu și detalii din interior.

• Dezvoltarea creativității copiilor. Tema conferinței NextGen
• Cum a fost la conferința Digital Days 2019 Oradea
• Banii schimbă jocul. Smart Talks 4
• Ce înțelege un copil din tehnologie?

Pe lângă participarea efectivă la evenimente, am avut ocazia să văd și alte evenimente organizate la care nu am reușit să ajung și să observ cum au fost acelea gestionate.

Și am și un model recent de eveniment la care să mă raportez – Primul eveniment marca NOTE Concept. Vei vedea mai jos de ce l-am ales pe acesta.

Criteriile mele de observare a unui eveniment

• Titlu, descriere, scop
• Promovare
• Interacțiune
• Impresii de după

Marea majoritate a evenimentelor au pe lângă partea de promovare clasică- ziare, radio, tv, flyere- și partea de promovare online. Adică, e foarte ușor să creezi un eveniment pe FB și să începi să aduni impresii și invitați. Însă e mai greu să îi aduci efectiv pe acei oameni la locația evenimentului.

Promovarea clasică încă mai merge când e vorba de evenimente mai mari. Mult mai mari. Căci se adresează clar unui public mai numeros. Și se justifică investiția în promovare dacă scopul este unul de vânzare a biletelor sau altceva asemănător.

Când e vorba însă de evenimente mai mici, promovarea online este cea la care se apelează de obicei. Și este ok!

Însă, ar fi nevoie de o mai bună organizare dacă vrei ca evenimentul postat pe FB să aibă succes. Acum intră în scenă partea cu secretele la care mă gândesc eu.

Secretele unui eveniment de succes

Pentru a fi mai ușor de înțeles și pentru a-mi fie mie mai ușor de explicat, am ales evenimentul organizat de Oana Necula, cel la care eu am fost partener media și la care am avut acces la detalii din interior. Postarea evenimentului o poți găsi aici pe FB. 

Secretul nr 1

Stabilește planul evenimentului înainte de a-l promova. Acest plan să conțină:

• Titlul evenimentului – să fie unul sugestiv pentru ceea ce se va întâmpla în cadrul evenimentului.
• Data, ora și locația – eu recomand să se facă un pic de cercetare înainte de stabilirea dății; ca să nu existe surprize de genul 2-3 evenimente în aceeași zi pe aceeași idee.
• Descrierea cât mai reală a scopului – e mai bine să fii real în descriere decât să creezi așteptări care nu pot fi atinse.
• Cine sunt oamenii pe care te poți baza în crearea și susținerea evenimentului – parteneri și/sau sponsori, echipa sau oamenii din jur cu care să te poți consulta în ceea ce privește unele aspecte organizatorice. E mai ușor când poți cere păreri celor care știu despre ce este vorba.
• Ce dorești să obții în urma evenimentului – notorietatea, vânzare, colaborări etc.
• Bugetul pentru eveniment – atât pentru ceea ce ține de locația unde va avea loc evenimentul și ce presupune acest lucru dpdv financiar, cât și pentru promovarea evenimentului.
• Modul de confirmarea a prezenței – Telefonic, mail, formular de confirmare etc.

Oana Necula este omul din spatele magazinului de blankuri din lemn NOTE Concept. Evenimentul organizat de ea a avut ca scop prezentarea blankurilor tematice de iarnă și vânzarea acestora în cadrul evenimentului. Se adaugă la acest scop principal și faptul că și-a dorit să cunoască parte din clienții fideli și să pună bazele unor viitoare colaborări. Și pentru a-și atinge scopul, a bifat cele menționate de mine mai sus și a mai adăugat de la ea. Căci la cum o cunosc eu, toate trebuie să fie cât mai profi făcute.

Mi-aș fi dorit tare mult să ajung la eveniment, însă distanța m-a ținut departe. Însă data viitoare nu mai ratez ocazia.

 Secretul nr 2

Evenimentul de pe FB

Ca acest eveniment să fie unul făcut bine și în care să nu investești financiar, eu recomand următoarele:

• Grafica pentru coperta evenimentului să fie una de calitatea– un profesionist ar trebui să știe cum să îmbine textul cu celelalte elemente și câte din acestea să apară pe copertă.
• Detaliile evenimentului făcute cu atenție – Titlu, descriere, locație, dată – dacă una din ele este greșită din neatenție sau grabă e cam nasoală treaba. Da, se poate repara. Însă primele reacții de după postare sunt destul de importante. Și dacă s-a mai distribuit evenimentul așa…
• Interacțiune – Postările din cadrul evenimentului au rolul de a mai aminti celor ce îl urmăresc de existența acestuia. Plus că mai pot apărea noutăți interesante pe parcurs și atunci e crucial să fie activitatea constantă.
• Crearea evenimentului pe FB cu minim 2 săptămâni înainte de evenimentul în sine – aici vorbesc depre evenimente mici sau medii. Astfel încât cei interesați să știe din timp și să își poată organiza programul.
• Evită spamul – Tentația de a distribui evenimentul în cât mai multe direcții este mai mare. Însă recomand cu tărie să distribui cu moderație și să inviți oameni care chiar ar putea fi interesați de specificul evenimentului. Plus, gândește-te și la capacitatea locației în momentul în care vrei să distribui evenimentul pentru a aduna cât mai multe persoane- mereu gândesc pozitiv!

Raportez cu un soi de mândrie că evenimentul organizat de Oana a fost unul de succes. Mai ales că a fost primul său eveniment, mai ales că nu organizase înainte nici un eveniment de acest gen, mai ales că feedback-ul de după eveniment a fost unul foarte pozitiv!

Așa să tot faci evenimente, nu?!

 Secretul nr 3

Acesta este un mic bonus și se aplică mai mult celor care au organizat deja un eveniment.

Impresiile participanților de după eveniment sunt foarte foarte foarte importante!

Fiindcă acestea ajută pe viitor, când se are în vedere organizarea unui alt eveniment. Impresiile se pot cere dacă nu sunt oferite. De exemplu, se concepe un mic de text de mulțumire pentru participarea la eveniment, la care se pot adăuga și 2-3 întrebări la care destinatarul să răspundă în cazul în care vrea să ajute organizatorii cu feedback.

Cam atât am avut eu în minte legat de organizarea unui eveniment. Bine, mai sunt multe detalii ce sigur trebuie luate în calcul, însă acelea țin de fiecare eveniment în parte și nu cred că ar ajunge un articol care să le menționeze pe toate. E ca și cum ai încerca să scrii într-un singur material ce presupune organizarea unei NUNTI. :)))

Însă secretele unui eveniment de succes menționate de mine în acest articol sper să te ajute și să îți ofere idei sau noi perspective. În cazul în care crezi că ar mai fi ceva de adăugat, aștept cu interes sugestiile – știu că nu-s perfectă!

Care crezi tu că sunt secretele unui eveniment de succes?